Você consegue pensar na dor de cabeça que a geração de um boleto errado pode causar? Pode até ser que essa situação já tenha ocorrido em sua empresa, o que faz com seja ainda mais fácil para você entender porque automatizar a cobrança de seus clientes.

Organizar as contas de uma empresa não é tarefa fácil. E, no que diz respeito àquilo que se tem a receber, um nível avançado de controle se faz necessário para evitar falhas ou atrasos que deixem o caixa no vermelho.

Por exemplo, a taxa de inadimplência subiu 2,8% em setembro, comparada com o mesmo período do ano passado.

São mais de 61 milhões de brasileiros com atraso no pagamento de alguma conta. Entender estes números significa entender seu impacto no controle financeiro empresarial

Com isso em mente, separamos dicas para quando você começar a automatizar suas cobranças. Acompanhe:

Simplifique os processos de cobrança

Quanto maior o número de clientes, de produtos vendidos ou de serviços prestados, mais alto é o volume de boletos que uma empresa precisa emitir.

O processo manual de preenchimento dos boletos, além de lento, está sujeito a erros. Dados da própria empresa, de cada cliente e a discriminação dos serviços devem ser apresentados corretamente. O processo envolve conferência de informações, valores e datas e é natural que equívocos sejam cometidos.

Ao escolher automatizar a cobrança, a empresa passa a contar com uma ferramenta que, em poucos cliques, organiza todas essas informações no boleto, sem erros.

Melhore a gestão dos clientes

Com as informações de cobrança reunidas no software, o setor financeiro da empresa tem mais facilidade para acompanhar a situação de cada cliente e entender o seu perfil enquanto pagador.

A escolha de automatizar a cobrança torna possível que a empresa saiba o status de cada boleto enviado. O sistema informa se o cliente já recebeu a cobrança, se e quando a visualizou e se e quando efetuou o pagamento.

Assim, o setor financeiro passa a avaliar com mais facilidade quais clientes têm dificuldades para cumprir prazos, por exemplo. Uma informação que pode levar a empresa a oferecer diferentes condições de pagamento para evitar atrasos que prejudiquem sua saúde financeira.

Aumente o controle financeiro

Um bom software desenvolvido para automatizar a cobrança emite relatórios em tempo real. Juntando essa função a outras vantagens apresentadas neste post, a empresa passa a ter informações mais sólidas sobre a sua situação financeira a cada momento.

Assim, o setor financeiro tem melhores condições de avaliar o fluxo de caixa, de assegurar o cumprimento de prazos e de verificar o faturamento do negócio. E tudo isso, que vem da decisão de automatizar a cobrança dos clientes, permite o alinhamento entre as finanças e as metas da empresa, ajudando na orientação da tomada de decisões por parte dos gestores.

Reduza a inadimplência

Automatizar a cobrança ajuda a reduzir a inadimplência para além da indicação de caminhos para melhorar o relacionamento da empresa com seus clientes.

Um sistema automatizado de geração e envio de boletos também pode ter uma funcionalidade que dispara alertas de lembrete para evitar que algum cliente se esqueça de efetuar o pagamento dentro do prazo estipulado.

Além disso, caso algum cliente perca o prazo e o boleto vença, o software permite facilmente que a cobrança anterior seja cancelada e uma nova seja realizada, com uma nova data. Tudo em poucos cliques e sem a necessidade de preencher todas as informações da empresa e do cliente novamente.

Eliminação de processos operacionais

Já que os boletos costumam representar uma grande parte da arrecadação de uma companhia e dependem mais da iniciativa do cliente do que do próprio fornecedor, acaba não favorecendo a gestão do fluxo de caixa, por exemplo, ou mesmo do controle de inadimplência.

Neste sentido, todas as tarefas que precisam ser refeitas supõem mais tempo dedicado à mesma atividade, ou seja, maior gasto de tempo.

Por exemplo, sua empresa já mediu a quantidade de tempo gasto com a gestão do envio de boletos? Ainda que a resposta seja não, poderíamos supor que a resposta é muito mais do que deveria.

Na reemissão automática, seus recursos humanos poderão dedicar-se a outras tarefas mais orientadas a aumentar os lucros da companhia. Até porque estamos no meio da revolução digital.

Diminuição de Custos

Ao considerarmos o fato de que toda a infraestrutura relacionada à gestão de boletos é uma despesa administrativa, igualmente podemos entender que diminuir os recursos destinados à esta atividade é importante para o empreendimento.

A emissão dos boletos, quando realizada da forma convencional, demanda pessoas especificamente alocadas nesta função.

Da impressão ao envio dos boletos, e considerando o retrabalho da reemissão, quanto gasta sua empresa com esse tipo de controle de documentos?

Além dos gastos com pessoal, também deveríamos investir esforços em políticas mais amigáveis com o meio ambiente, que utilize menos papel, equipamentos de impressão e inclusive toda a cadeia logística dos correios.

Pense novamente sobre seu processo atual e se não é hora de conhecer uma solução pensada para facilitar o processo de cobrança.

Agilidade

Analisar, separar boletos atrasados e inadimplentes, fazer a remissão. contactar os clientes, enviar a segunda via, esperar o pagamento do boleto e registrar a operação. Todo esse processo é custoso e demorado, ainda mais quando o volume de boletos para se administrar é alto.

Automatizando este processo a empresa acaba ganhando otimizando o seu tempo, reduzindo custo e permitindo que a equipe financeira ganhe tempo e trabalhe em tarefas mais cognitivas. 

Quando se facilitar o pagamento de dívidas dos seus clientes, também, beneficia a sua empresa. Simplicidade é o principal ponto para que a sua inadimplência diminuía.

Como vimos, a automatização da cobrança e emissão de boletos é um salto quantitativo e qualitativo para as companhias que apostam nas soluções necessárias para melhor exercer suas funções e ganhar em competitividade. Quer conhecer mais formas de melhorar sua performance administrativa? Entre no site e saiba como podemos te ajudar!